Opas: Näin laadit tarjouspyynnön julkisyhteisön meklarihankintaan

Hankintayksiköt y-tunnuksineen

Tarjouspyynnössä on tärkeää tuoda esiin hankintaan liittyvät oikeushenkilöt, niiden y-tunnukset ja omistusosuudet mahdollisimman selkeästi. Voit myös merkitä tytäryhtiöiden konserniosuudet selkeyden vuoksi. Näiden tietojen avulla meklari voi laatia tarjouksen ja myöhemmin toimeksiantosopimuksen niin, että ne täyttävät kaikki meklarin toimintaan liittyvät vaatimukset.

Yleinen kuvaus toiminnasta

Yleinen kuvaus hankintayksikön toiminnasta on hyvä lisätieto, joka nopeuttaa tarjouksen laadintaa.

Yleinen kuvaus hankintayksikön vakuutus- ja vahinkotiedoista

Meklari ei tarvitse yksityiskohtaista kuvausta vakuutusturvasta, koska nykyinen vakuutusturva voi poiketa huomattavasti siitä vakuutusturvasta, mitä organisaatio tarvitsee tai markkinoilta on saatavissa.

Hyvä vakuutusmeklari aloittaa yhteistyön uuden asiakkaan kanssa lähes aina syvällisestä vakuutusanalyysista, jonka perusteella arvioidaan millainen vakuutusturva organisaatiollesi, on tarpeellinen. Analyysin yhteydessä meklari saa tiedot nykyisen vakuutuksesi sisällöstä suoraan vakuutusyhtiö(i)stäsi.

Vakuutuskirjojen sijaan tarjouspyyntöön kannattaa liittää yleinen kuvaus nykyisestä vakuutusturvasta sekä vahinkohistoriasta.

Sopimuskausi

Sopimuskausi perustuu toimeksiannon luonteeseen. Meklarin kanssa kannattaa keskustella jo etukäteen erilaisista mahdollisista toimintamalleista, joiden pohjalta lopullinen toimeksianto ja sitä kautta myös sopimuskausi varmistuu.

On hyvä huomioida, että jos vakuutukset kilpailutetaan, vakuutuskilpailutuksen jälkeen tehtävä vakuutusturvan voimaansaatto sekä vakuutuskirjojen ja -laskujen tarkastus eivät yleensä kuulu kilpailutuksen hintaan, vaan ovat osa jatkuvaa hallinnointipalvelua.

Vakuutusanalyysi

Lain mukaan vakuutusmeklarin on aina ensin selvitettävä asiakkaan vakuutustarve. Usein tätä vaihetta kutsutaan vakuutusanalyysiksi.  Vakuutusanalyysin sisältö on hyvä määritellä jo tarjouspyynnössä, jotta molemmille osapuolille on selvää mitä siihen sisältyy.

Jos vakuutusanalyysin sisältöä ei ole määritetty ollenkaan, ei se välttämättä palvele tarpeita, eikä asiakkaalle jää riittävää ymmärrystä eri vakuutuslajeista tai niiden sisällöstä. Tarjouspyynnössä kannattaa edellyttää myös vakuutusanalyysin läpikäynti sekä toteutustavan kuvaus.

Vakuutusmeklarin jatkuva palvelu/ vakuutusten hallinnointi

Tarjouspyynnössä on hyvä kuvata mahdollisimman tarkasti tavat, joilla yhteistyötä halutaan käytännössä tehdä.

Osa meklareista tarjoaa tietojärjestelmän, jossa asiakkaan vakuutusturva ja siihen liittyvät tiedot ovat jatkuvasti molempien saatavilla. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos toimeksiantoon liittyy useita oikeushenkilöitä (mm. kunta ja vakuutukset ovat useassa eri yhtiössä, sillä meklari voi koota tiedot yhteen paikkaan).

Meklarin oma sähköinen vahinkojen ilmoituskanava helpottaa päivittäistä työtä, kun meklari voi tarkistaa, että oikea tieto lähtee eteenpäin. Tietosuojan vuoksi henkilötietoja sisältävät vahingot tulee ilmoittaa suoraan vakuutusyhtiöön.

On suositeltavaa, että meklarisopimukseen sisältyy tietty määrä vahinkopalvelua, esimerkiksi 3 h / vahinkotapahtuma. Vaadittavan ajan ei kuitenkaan kannata olla tarpeettoman suuri, jotta ”vahinkovaraus” ei nosta meklaripalkkiota kohtuuttomasti.

Asiakaspalvelun tulee olla toimiva ja riittävästi resursoitu. Siksi mm. varahenkilöjärjestelmä ja erillinen asiakaspalvelutiimi ovat suositeltuja. Vuositapaamisia on hyvä olla 1–2 kertaa, mutta yhteydenpito on usein tiiviimpää arjessa. Liialliset tapaamisvaatimukset voivat nostaa meklarin palkkiota ja varaavat myös asiakkaan resursseja.

Vakuutuskilpailutus

Vakuutusten kilpailutus julkisen hankintamenettelyn mukaan on suhteellisen vakiintunut prosessi. Tarjouspyyntöön on kuitenkin hyvä sisällyttää prosessin suunnittelua yhdessä ostajan kanssa, jotta kaikki osapuolet ymmärtävät mitä ollaan hankkimassa ja millä tavalla. Samalla varmistetaan, että meklari tietää miten julkinen hankintamenettely toimii.

Julkisessa hankinnassa on erityisen tärkeää, että hankinnassa käytetään luotettavaa ja tarkoitukseen sopivaa sähköistä järjestelmää. Vakuutuskilpailutus sisältää aina tietosuojan alaista tietoa, kuten

• ammattiluokkakohtaisia palkkatietoja
• omaisuusluettelon, jossa on kirjattu omaisuuskohteiden tietoja (mm. osoitteet, kuvaukset, vakuutusmäärät, suojaustiedot, ml. rikosilmoitin, kameravalvonta, sammutuslaitteisto, vartiointi) ja omaisuuden arvoja vakuutusmäärän muodossa..

Tietojen välittäminen esimerkiksi sähköpostilla (suojattunakaan) ei ole hankintayksikön edun mukaista tai täytä hankintoja ohjaavassa lainsäädännössä määriteltyjä tietoturvan tai tarjousten toimittamisen ja avaamisen vähimmäisvaatimuksia. Tästä kannattaa siksi maininta jo tarjouspyynnössä erikseen.

Meklarin osaamista ja kyvykkyyttä voi varmistaa riittävän suurella ja osaavalla palvelutiimillä. Tarjouspyynnössä kannattaa määritellä melko tarkkaan osaamisvaatimukset. Hankintayksikölle on merkittävää hyötyä, jos vakuutusmeklari pystyy tarjoamaan myös esimerkiksi erillisen asiakaspalvelutiimin, joka voi palvella koko ostajaorganisaatiota.

Yleiset vaatimukset ovat nimensä mukaan yleisiä ja hankintayksikön on hyvä pohtia mitä vaatimuksia meklaripalvelulle asetetaan. Tietyt meklaritoimintaan liittyvät kohdat täyttyvät varmasti kaikilla Suomen vakuutusmeklareilla, mutta silti asia on hyvä varmistaa.

Toimitettavien liitteiden osalta on hyvä antaa kunkin meklarin tuottaa vapaamuotoinen kuvaus toiminnoistaan, sillä monelta löytyy laajoja kuvauksia eri aiheisiin liittyen. Dokumenttien velvoittaminen tiettyyn määrämuotoisuuteen voi rajoittaa tarjoajaa siten, että jotain olennaista ja hankintayksikköä kiinnostavaa jää pois. Luonnollisesti esimerkiksi maksimissaan kahden A4-sivun pituisen kuvauksen toimittaminen meklaripalveluista ja niiden järjestämisestä on helpompaa sellaiselle tarjoajalle, jolla palveluita, tukijärjestelmiä ja osaamista on vähemmän.

Hinnoittelumalleja on hyvin erilaisia, joten tarjouspyynnössä on hyvä määritellä, millaisella mallilla palvelu hinnoitellaan. (Kerromme lisää meklaripalveluiden hinnoittelusta oppaassamme Näin ostat meklaripalveluita julkisyhteisölle.)

Yleisesti voidaan sanoa, että mitä selkeämpi ja määrämuotoisempi tarjouspyyntö on, sitä helpompi siihen on laatia tarjous ja sitä nopeammin saat vastauksen. Tarjouspyyntöä lähettäessä on hyvä huomioida, että meklaritoiminnassa vuodenvaihde on yleensä kaikista kiireisin aika vakuutusten uudistumisen vuoksi. Heinäkuu taas on hyvin yleinen lomakuukausi meklarialalla.

Tarjousten jättötavalla ei yleisesti ole tarjoajille suurta merkitystä. Jos hankintayksikkö käyttää sähköistä tarjousjärjestelmää, niin tarjousjärjestelmään kannattaa jättää avoin kommenttikenttä tai mahdollisuus lisätä liite, jossa tarjoaja voi toimittaa lisätietoja hankintayksikölle. (Esimerkiksi muutokset yhtiöjärjestelyissä, yhteystiedoissa tai muissa vastaavissa asioissa.)

Hyvään hankintatapaan kuuluu mahdollisuus kysyä lisäkysymyksiä palvelutarpeiden tarkentamiseksi. Kukin toimija arvioi tarjouspyynnön sisältöä omista lähtökohdistaan ja pyrkii kysymyksellään arvioimaan, mikä on paras tapa tuottaa palvelua tai rakentaa lopullinen tarjous.

Lisäkysymysten vastaanotto ja niihin vastaaminen voi olla hyvä ajoittaa noin tarjousajan puoleenväliin.

Hankintayksikön on hyvä todentaa meklarin toimintaan liittyvät lakisääteiset velvoitteet kilpailutuksen voittajan osalta. Tietoja voi pyytää tarjousten liitteenä, mutta mikäli tarjoukseen vaadittavia liitteitä on useita, myös inhimillisten virheiden mahdollisuus kasvaa. Siksi määrämuotoinen tapa voi joskus toimia paremmin.