Etätyö ulkomailla – vinkit työnantajalle
"Ulkomailla etätyötä tekevä työntekijä kuuluu pääsääntöisesti sen maan sosiaaliturvaan, jossa etätyö tehdään", kertoo Söderberg & Partnersin kansainvälisen henkilövakuuttamisen ja henkilöstöetujen asiantuntija Helen Hägglund.
"EU:ssa, ETA-maissa tai Sveitsissä työskennellessä työnantaja voi hakea A1-todistusta Suomen sosiaaliturvaan kuulumiseksi. Jos työntekijä haluaa tehdä töitä tämän alueen ulkopuolella on asia hieman monimutkaisempi."
Suomalaisella työnantajalla ei kuitenkaan lähtökohtaisesti ole velvollisuutta mahdollistaa työntekoa ulkomailta käsin silloin, kun aloite ulkomaille muutosta tulee työntekijän puolelta.
Työntekijän päästäminen ulkomaille voi olla merkittävä kilpailuetu
"Tietyillä aloilla, joilla kilpaillaan osaavista työntekijöistä, mahdollisuus työskennellä ulkomailta saattaa olla merkittävä etu", Hägglund muistuttaa.
Jos etätyö ulkomailla päätetään mahdollistaa, on hyvä muistaa, että työntekijä tulee vakuuttaa yritysvakuutuksella, jonka on ottanut Suomessa toimiva työnantaja. Ei siis riitä, että henkilöllä on yksityisiä vakuutuksia.
Toisessa EU-maassa, ETA-alueella tai Sveitsissä työskentelevän status voi olla lähetetty työntekijä, jos edellytykset Suomen sosiaaliturvaan kuulumiselle täyttyvät, ja A1-todistus on haettu.
"Jos työnantaja ei ole hakenut A1-todistusta, voi toisen valtion viranomainen tulkita jopa, että lakisääteinen vakuuttaminen on laiminlyöty. Myös korvaukset Suomen työ- ja ammattitautilain mukaisista vakuutuksista on haettava Suomesta käsin, sillä ne eivät toimi ulkomailla matkavakuutusta vastaavalla tavalla", Hägglund selittää.
Eurooppalainen sairaanhoitokortti ei kata esimerkiksi ambulanssilentoa kotimaahan. Siksi Hägglund suosittelee aina myös matkavakuutusta.
"Jos sairastuu tai joutuu onnettomuuteen ja haluaa takaisin Suomeen, paluukustannukset voivat olla suuret. Ambulanssilennon järjestäminen paikan päällä voi myös käytännössä olla hyvin vaikeaa ilman vakuutusyhtiön apua", hän selittää.
Kaukomaiden kohdalla moni asia mutkistuu
Jos työtä tehdään valtiossa, jonka kanssa Suomella ei ole sosiaaliturvasopimusta, työnantajalle voi koitua kaksinkertainen vakuuttamisvelvollisuus.
"Tämä tarkoittaa, että työnantajan on otettava työntekijälle lakisääteinen vakuutusturva työtapaturmien varalta Suomessa sekä sen lisäksi vastaava vakuutusturva kohdemaassa kohdemaan lainsäädännön perusteella", Hägglund kertoo.
EU:n, ETA-maiden ja Sveitsin ulkopuolella työntekijä tarvitsee pääsääntöisesti myös työluvan, jonka myöntää kunkin maan maahanmuuttoviranomainen.
Osa maista myös edellyttää, että työntekijällä on matkavakuutus voimassa, kun työviisumi annetaan. Tällaisia maita ovat esimerkiksi etätyöläisten suosimat Uusi-Seelanti, Thaimaa ja Indonesia.
"Erilaiset matkavakuutukset kuuluvat toki yritysten perusvakuutuspaketteihin. Pidemmän etätyömatkan tai ulkomaankomennuksen kohdalla vakuutukset kannattaa kuitenkin tarkistaa erikseen. Jos työnantaja haluaa tarjota lisäturvaa ulkomailla työskentelevälle, voi harkita komennusmatkavakuutusta", Hägglund mainitsee.
Komennusmatkavakuutus on suunniteltu ulkomailla työskentelyyn, jossa suomalainen työnantaja nimenomaisesti lähettää työntekijänsä työskentelemään ulkomaille.
Useimmiten ulkomailla työskentelyjakso kestää vähintään kuukausia ja sen pituus on usein tiedossa etukäteen.
Verot maksetaan pääsääntöisesti Suomeen
Lähtökohtaisesti Suomen kansalainen jää Suomen verotuksen piiriin, ellei muutto ole pysyvä. Ulkomaantyötä koskevat tietyt verovapaussäännöt, mutta ne eivät automaattisesti koske etätyötä. Työntekijä siis jatkaa verojen maksamista Suomeen.
Suomen verotusoikeutta voi kuitenkin rajoittaa Suomen ja etätyömaan välinen verosopimus, ja etätyövaltio saattaa herkästi saada oikeuden verottaa tuloa.
Etätyövaltion verovelvollisuusasema määräytyy maan kansallisen lainsäädännön perusteella. Usein verovelvollisuus syntyy, jos maassa vietetty aika ylittää kuusi kuukautta, mutta tästä on poikkeuksia.
"Jos etätyövaltioon syntyy verovelvoitteita, tulee mahdollinen kaksinkertainen verotus poistaa. Siksi on tärkeää sopia, maksaako eri maiden velvoitteista työntekijä vai työnantaja", toteaa Hägglund.
Pysyvä toimintamalli säästää monelta
Työntekijän kanssa kannattaa aina sopia kirjallisesti ulkomailla työskentelyn pelisäännöistä ja velvoitteiden hoitamisesta. Ulkomailta työskennellessä pitää myös ottaa huomioon monta käytännön asiaa - jo ihan aikaerosta lähtien. Yhteinen kirjallisesti laadittu suunnitelma auttaa työntekijöitä niin työntekijä- kuin esihenkilötasolla.
"Yrityksellä olisi hyvä olla pysyvät toimintamallit, joihin sekä työntekijä että esihenkilöt voivat tukeutua ulkomaan etätyöskentelyä harkittaessa. Näin vältytään ikäviltä yllätyksiltä, joiden korjaaminen takautuvasti voi olla paitsi hankalaa myös kohtuuttoman kallista", Helén Hägglund suosittelee.
Söderberg & Partners tarjoaa konsultointia, neuvontaa ja hallinnointiapua mm. vakuuttamiseen, henkilöstöetuihin sekä verotukseen ja eläkkeisiin liittyen.
